Chargé(e) de l’agence postale communale et de l’accueil mairie (H/F) – CDD
La mairie de Cepoy recherche une personne pour un CDD de 3 mois (20h/semaine), à pourvoir dès que possible.
Missions principales :
- Assurer les services postaux, les services financiers de « dépannage » et les prestations associées à l’agence postale communale.
o Gestion de l’ouverture et de la fermeture du site
o Accueil de la clientèle
o Assurer les services postaux : tout affranchissement manuel, vente de timbres-poste à usage
courant, vente d’enveloppes et prêt-à-poster, dépôt des objets y compris recommandés, retrait des
lettres et colis en instance, etc.
o Participation aux réunions ou événements de la structure
- Assurer l’accueil physique et téléphonique des administrés et de tout type de public :
o Accueillir et renseigner le public sur place ou par téléphone
o Recevoir, filtrer et orienter les appels ainsi que les mails
o Identifier et gérer la demande et son degré d’urgence
- Maintenir l’accueil et orienter le public vers les différents services :
o Renseigner sur l’organisation et le fonctionnement de la collectivité (connaître l’organigramme de la collectivité et les missions des différents services)
o Assurer un accueil de qualité valorisant l’image de la collectivité
o Orienter le public vers les services ou organismes compétents, accompagner et présenter les
visiteurs
o Gérer les demandes de la population, délivrer des documents administratifs
- Aider à la gestion du secrétariat général et des moyens matériels de la commune :
o Gérer la réservation et tenir le planning des salles de la collectivité
o Assurer la commande des matériels et de bureautique
o Assurer le classement et l’archivage des documents administratifs et techniques à la charge de
l’agent
- Gérer le courrier et diffuser l’information et la documentation :
o Gérer le courrier (réception, distribution et expédition courrier). Tenir les registres de courrier «
départ » et « arrivée ». Assurer le traitement des courriers départ. Mettre sous pli et affranchir.
Enregistrer informatiquement le courrier.
o Afficher et diffuser l’information.
o Constituer, actualiser et diffuser un fond de documentation.
Compétences techniques à acquérir :
- Connaître l’environnement institutionnel et les processus décisionnels des collectivités territoriales.
- Connaître les missions des Administrations et partenaires publics.
- Connaître les techniques de rédaction administrative.
- Connaître les applications informatiques professionnelles et la bureautique courante.
- Très bonne maitrise du Français (orthographe, grammaire).
- Connaître les procédures d’urgence (incendie, incident, malaises…).
Compétences relationnelles :
- Maîtriser les techniques de communication.
- Capacité d’initiative et de réaction dans la gestion des accueils.
- Savoir gérer les situations relationnelles difficiles.
- Être garant de l’image du service public (bonne attitude, comportement adapté…)
- Avoir le sens de la diplomatie, être sérieux et rigoureux.
- Être organisé, rigoureux et méthodique.
- Respect du secret professionnel et devoir de réserve.
